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Me fala se tem uma situação mais chata do que essa: o cliente chega para abastecer e o frentista avisa que não tem combustível, a coisa ainda piora se a gasolina do veículo dele estiver na reserva. Chato, né? Isso já aconteceu no seu posto? Se a resposta foi sim o problema é simples: má gestão no estoque de combustíveis! Para que episódios como esse não aconteçam ou se repitam é importante manter esse ponto sob controle!
Uma boa gestão de estoque ajuda a manter a frequência dos pedidos para que não falte combustível em seu posto. Portanto, saber a maneira correta de gerir um estoque pode ser fonte de vantagem competitiva no ramo. Fazendo assim com que seu estabelecimento se destaque entre os demais.
Vamos juntos otimizar esta importante área do seu posto? Então continue a leitura e veja como fazer a gestão de combustíveis de forma assertiva.
Gestão de estoque do posto de combustível
O planejamento é necessário para a boa condução do estoque, por isso, é preciso prever a demanda dos consumidores e saber quando comprar e, o quanto comprar. Para prever a demanda veja o histórico de vendas e se baseie nas demandas reais e previstas do seu posto de combustível considerando os períodos pontuais — como época de feriados prolongados.
Além disso, é importante entender o consumo de combustível no seu posto. A gasolina, por exemplo, é mais consumida que o etanol, logo o estoque da gasolina deverá ser maior que o de etanol. Lembrando que o combustível só poderá ser armazenado em um local adequado e de acordo com as diretrizes.
Feito isso, você consegue ter um controle melhor do que entra e sai e, consequentemente, alinhar melhor as compras com os fornecedores. Visando sempre, claro, os melhores preços.
Um bom planejamento de estoque contempla a previsão e também o controle do estoque conforme será visto a seguir.
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Controle e manutenção do estoque
O ponto-chave é o controle do nível de estoque. Ele não pode ser escasso e, tampouco, excessivo para que não comprometa a qualidade do combustível armazenado. A hora de pedir deverá ser quando o nível do estoque atingir determinada marcação, ainda antes do momento crítico do estoque. O lead time — intervalo de tempo entre o instante do pedido de um produto e o instante de sua entrega — deverá ser considerado.
Então, depois de acionar a compra do produto, ele levará certo tempo para chegar. Agora, imagine que você deixe para fazer o pedido de compra quando o nível de estoque atingir o ponto crítico. Considerando o tempo de pedido, transporte e possíveis atrasos, o seu posto poderá ficar sem combustível.
Antes de realizar o abastecimento, verifique as condições do tanque. Caso detecte água e partículas que ficam no fundo e que podem comprometer a qualidade do combustível.
Faz parte da gestão de estoques: o recebimento, armazenamento e guarda dos combustíveis comercializados de acordo com as normas. Em suma, estabeleça de forma organizada um processo de compra:
1. Identificação da necessidade do produto;
2. Pesquisa do custo do produto no mercado;
3. Seleção do melhor fornecedor em termos de custos e qualidade;
4. Fechamento do contrato e recebimento da mercadoria;
5. Acompanhamento da qualidade do produto, entre outros processos necessários à realidade da empresa.
Organizando essas 5 etapas no seu processo de gestão de estoque, dificilmente você terá dores de cabeça quanto a falta de combustíveis no seu posto.
Os motivos de NÃO se fazer a medição manual
Pode parecer loucura, mas muitos postos ainda fazem as medições de seus tanques de forma manual. Além de ser uma técnica imprecisa, ela pode também ser extremamente perigosa. Já que um funcionário precisará abrir a tampa do tanque e se debruçar nele com uma régua para fazer a medição.
A prática também pode oferecer malefícios para a sua equipe. Pois ao manipular o estoque, em contato com o ar, existe evaporação de gases que são tóxicos e podem fazer mal ao seu time.
Além disso, esse tipo de técnica atrapalha muito a gestão de estoque do produto, já que ela é imprecisa e requer que um funcionário faça constantemente esse controle para ter noção do estoque.
Conte com as ferramentas certas
Para fazer a sua gestão de estoque um sucesso é preciso contar com as ferramentas corretas. Dentre elas está o medidor de tanque. O aparelho consegue fazer um controle automático dos seus tanques de combustíveis. Evitando assim dores de cabeça no gerenciamento do processo e também perdas na hora de estocar o produto.
Outra vantagem do aparelho é a emissão de relatórios de carga e descarga. Ou seja: quando for feito um abastecimento dos tanques, é possível saber quanto tinha e quanto foi acrescentado no abastecimento do reservatório.
Ele também emite alertas de perda. Portanto, quando houver vazamento, você será informado imediatamente.
Sistema de Gestão como aliado
Com tantos itens a serem verificados é preciso usar um sistema de gestão. Afinal, hoje estão são parte essencial dentro de uma empresa.
Muitos já integram o LCM — livro de registro de movimentação — para registrar automaticamente a medição periódica de combustível. A automatização é muito mais eficaz que a conferência manual porque fornece dados precisos e aumenta a produtividade.
Com um sistema de gestão, é possível controlar o estoque de produtos do posto e verificar o melhor momento para realizar a compra, e, dessa maneira, mantê-lo no nível ideal.
Além disso, é uma solução que fornece relatórios de vendas e de estoque, de modo a auxiliar a tomada de decisão no que diz respeito ao processo de compra.
Ferramentas como o webPosto, por exemplo, te possibilitam verificar em tempo real o seu estoque de combustíveis. Viu só que facilidade? Além disto, sendo integrado ao medidor de tanque, consegue te dar uma estimativa de consumo em cima da rotina de vendas do seu posto. Ou seja: ele te informa a previsão de tempo que o seu combustível vai durar. Função esta que otimiza, e muito, o processo de gestão de estoque no seu negócio.
Uma gestão eficiente ajuda a manter a confiança dos clientes, evita desperdícios e otimiza o uso dos recursos materiais e financeiros. Que tal conhecer outras dicas de gerenciamento para o seu posto de gasolina?
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