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Com a pandemia e com a recomendação de isolamento da população, muitos negócios foram obrigados a entrar no mundo do home office para manter sua capitalização e funcionamento. Porém, de forma gradativa alguns estados estão adotando medidas para flexibilizar o isolamento.
Se na sua cidade a flexibilização ainda não for uma realidade, você pode estar enfrentando alguns desafios para liderar a equipe e mantê-la produtiva no home office. Por isso, algumas adaptações são necessárias e o empenho deve ser redobrado para não afetar o dia a dia de trabalho.
Trabalhar em casa é uma realidade para parte dos profissionais no mercado de trabalho há algum tempo. Por exemplo, em ramos de atuação onde o funcionário pode produzir sem estar, necessariamente, no escritório da empresa.
A tecnologia é uma grande aliada na hora de conectar todos os colaboradores a partir de suas casas e manter o negócio em funcionamento. Vamos conhecer ótimas ferramentas para gerenciar e organizar a produção de seus funcionários em regime de home office.
Confira!
Ferramentas para te auxiliar no home office
1 – Google Drive
Ter um sistema de organização e compartilhamento de arquivos é essencial para unificar uma equipe que trabalha de casa. O Google Drive é uma ferramenta que permite que todos tenham acesso e compartilhem os arquivos que forem necessários. Existem diversas opções, desde a gratuita com armazenagem limitada até planos mensais ou anuais com grande capacidade.
2 – Trello
Um grande conhecido de quem gosta de organização, o Trello é um sistema de gerenciamento de atividades e de projetos. Por exemplo, ele oferece uma gama enorme de possibilidades, desde atribuir tarefas a membros de uma equipe, acompanhar as etapas de execução até anexar arquivos e documentos.
Essa ferramenta ajuda a manter uma rotina de atividades sempre organizada e permite que cada integrante da equipe saiba quais tarefas precisa fazer, além de manter o gerente de projeto a par de cada avanço.
4 – Zoom
As reuniões não podem parar. Elas permitem que os membros de uma equipe troquem informações, avaliem questões, tomem decisões e compartilhem opiniões. O Zoom é uma ferramenta de videoconferências com diversos recursos interessantes.
Nele é possível unir até mil participantes em uma mesma chamada, além de poder compartilhar a tela com os demais. Também é possível gravar as ligações e compartilhá-las posteriormente com quem não pode participar.
Existe a versão gratuita e um plano profissional, que amplia a disponibilidade de recursos disponíveis.
5 – Toggl
Esse recurso é de grande valia, principalmente para quem está começando a trabalhar de casa agora e ainda sente dificuldades de organizar o tempo. O Toggl permite o controle do exato número de horas gastas em trabalho durante o dia, fornecendo gráficos para análise da produção com o passar do tempo. Pode ser acessado pelo site ou através do aplicativo para Android e iOS.
Ele ajuda a corrigir dois erros muito comuns no home office: trabalhar pouco, por causa de distrações e procrastinação, e trabalhar além do normal e ultrapassar a carga horária saudável de trabalho.
6 – CamScanner
Pensando na parte prática, escanear documentos é uma necessidade em muitos casos, mas nem todos possuem scanners em suas casas. O CamScanner é um aplicativo para celular que permite escanear documentos e convertê-los em PDF. É uma boa ferramenta para troca de documentos entre pessoas dentro da empresa.
7 – Jobecam
Precisa contratar novos funcionários na quarentena e não pode marcar uma entrevista pessoalmente? O Jobecam é uma ferramenta desenvolvida para resolver esse problema. É uma plataforma de recrutamento virtual com diversos recursos e aprimoramentos. Uma aplicação interessante é a contratação às cegas, sem que a aparência influencie de alguma maneira da decisão final de contratação.
Como garantir o sucesso do trabalho home office?
A primeira questão é focar na organização empresarial e na autonomia dos profissionais. Nenhuma ferramenta que listamos acima irá resolver se a equipe não estiver motivada e ciente da dose extra de organização que trabalhar de casa exige.
Depois, as regras precisam ser estabelecidas e claras. O esperado de produtividade de cada funcionário deve estar alinhado com as possibilidades e ele deve estar ciente disso. A mesma prestação de contas feitas na empresa deve ser feita de casa, alinhando a produção com as necessidades do negócio.
Por fim: comunicação. Seja qual for a ferramenta escolhida para fazer a ponte entre os profissionais, é essencial conectar toda a equipe para que todos saibam quais as etapas seguintes e quais as demandas a serem atendidas.
Dicas para passar aos funcionários em home office
Algumas dicas podem ajudar os colaboradores a implementarem de maneira eficiente o trabalho remoto, cabendo aos gerentes e superiores darem o devido suporte e condições. Portanto algumas boas dicas para lidar bem com a nova rotina são:
- Evite barulhos ou interferências de familiares ou amigos. A hora de trabalhar precisa ser respeitada da mesma forma que seria no escritório.
- Internet de boa qualidade é essencial. Seu trabalho se dará basicamente através dela.
- Intervalos são importantes. Faça uma pausa, tome um café, relaxe por dez minutos. A produtividade é muito maior se o profissional não está esgotado e trabalhando no limite.
- Tenha rotina. Siga os mesmos horários que seguiria na empresa, isso é importante para o cérebro entender o novo regime.
- Boas ferramentas de trabalho são valiosas. Use e abuse de recursos que aumentam a eficácia e a produtividade do trabalho remoto. Eles aumentam a sensação de controle e eficiência.
Em conclusão, tenha em mente que neste momento precisamos se utilizar de um bom planejamento e ferramentas eficazes para reduzir as perdas e não ter prejuízos.
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