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Gerenciar um posto de combustível, sem dúvida, não é uma tarefa simples. Além de todas as atividades referentes ao atendimento do cliente, ao fornecimento de combustível e o trato com funcionários, também é preciso ter atenção e controle no que diz respeito à sua gestão financeira.
O processo de abertura e fechamento de caixa exige cuidados e o uso de diferentes ferramentas, para que você tenha controle de suas finanças e mantenha seu negócio crescendo. Neste post, entenda como otimizar esse processo, com recursos que irão facilitar a gestão financeira de seu posto e mantê-lo, evitando erros nos valores e problemas com a administração do posto.
O Processo de Abertura de Caixa
Para dar início à abertura do caixa, sempre reserve uma quantia inicial, que será utilizada pelo operador como troco aos clientes ou para pagar possíveis despesas que possam vir a aparecer no decorrer no dia. Esse valor inicial é conhecido como fundo de troco ou valor de encaixe.
Dica: é interessante que o fundo de troco contenha diferentes cédulas e moedas, evitando quaisquer transtornos. E, também, não se esqueça de registrar esse valor para evitar confusões no momento do fechamento de caixa.
Ao longo do período, é imprescindível que todas as entradas e saídas sejam registradas no caixa. Uma forma de otimizar essa tarefa é por meio de um software de gestão. Hoje, já se encontra diversos modelos de software de gestão no mercado, alguns, realmente, são muito práticos e funcionais. O bom de ter esse tipo de programa é que ele fará os cálculos automaticamente, você só precisa lançar as entradas e saídas no sistema.
Isso poupa tempo e libera você ou seus colaboradores de mais uma tarefa. Dica: separe as transações por forma de pagamento, isto é, organize as entradas e saídas por tipos de comprovante, como tickets, cheques, pagamentos em débito, pagamentos no crédito, entre outros – no caso dos softwares de gestão, eles já fazem essa discriminação, você só precisa guardar os comprovantes separadamente para fazer a conferência.
Caso prefira fazer esse gerenciamento de forma manual, cada operação deve ser anotada e conferida no momento do fechamento do caixa. Para isso, guarde todos os comprovantes.
E para ter mais segurança, recorra à sangria de valores. É uma medida em que você transfere os valores do caixa para um local mais seguro. Esses valores também devem ser sempre registrados para que os cálculos não se percam.
O Processo de Fechamento de Caixa
Ao final do dia, tendo todas as entradas e saídas registradas e separadas por método de pagamento, você poderá fazer a conferência de toda a movimentação.
É comum surgirem divergências nos valores, pois, ao longo do período, pode ocorrer de alguma transação não ter sido registrada, algum troco que foi dado a mais ao a menos, vales de funcionários que não foram baixados no sistema entre outros erros comuns à atividade.
Para ter mais controle, o ideal é que o fechamento do caixa seja feito sempre que se trocar o operador e que não deixe de ser feito no final do dia – dessa forma, os operadores não se esquecem dos registros feitos no turno anterior, garantindo o registro no momento em que estão executando as operações no caixa.
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